Verifactu y factura electrónica: aprovecha el cambio para dejar de teclear albaranes

Entre 2027 y 2028 muchas pymes tendrán que adaptar cómo emiten y reciben facturas, según su actividad y el régimen que les corresponda. Por un lado está Verifactu, que afecta al programa con el que facturas. Por otro, la factura electrónica obligatoria entre empresas. Las facturas de proveedor llegarán en un formato que un programa puede leer; los albaranes, partes y pedidos, no. Si ya vas a tocar la facturación, es el momento de arreglar también lo que se sigue tecleando.

Tu gestoría conoce estos plazos mejor que nadie y es quien debe guiar la adaptación. Esta nota mira otra cosa: qué parte del papeleo queda fuera de las dos normas.

El calendario, a fecha de hoy

Revisado el 16 de octubre de 2026. Las fechas de Verifactu pueden cambiar pronto: lo explico debajo de la tabla.

Obligación	A quién afecta	Fecha vigente hoy
Verifactu: programa de facturación adaptado	Sociedades	1 de enero de 2027
Verifactu: programa de facturación adaptado	Autónomos y resto	1 de julio de 2027
Factura electrónica entre empresas	Volumen de operaciones de más de 8 millones de euros	6 de octubre de 2027
Factura electrónica entre empresas	Resto de empresas y profesionales	6 de octubre de 2028
Informar del estado de las facturas (aceptación, pago)	Autónomos (personas físicas) con volumen de operaciones de hasta 8 millones de euros	6 de octubre de 2029

La última fila es un plazo propio de esa comunicación de estados: esos autónomos emiten y reciben factura electrónica desde 2028, pero no tienen que informar de si la han aceptado o pagado hasta 2029 (disposición transitoria tercera del Real Decreto 238/2026).

Las fechas de Verifactu son las del Real Decreto-ley 15/2025. A principios de octubre de 2026, Hacienda anunció que quiere aplazarlas otra vez, a octubre de 2028, para que coincidan con la factura electrónica. Mientras ese cambio no se apruebe, las fechas legales siguen siendo las de la tabla.

Dos excepciones: Verifactu no se aplica a quien lleva los libros de IVA por el SII, ni en el País Vasco y Navarra, que tienen sus propios sistemas.

Qué cambia de verdad en el día a día

• Verifactu cambia el programa con el que emites facturas. Cada factura queda registrada de forma que no se pueda alterar después, y lleva un código QR. En la práctica, toca actualizar o cambiar el programa de facturación.
• La factura electrónica entre empresas cambia cómo envías y recibes facturas. El PDF por correo deja de valer: las facturas viajan en un formato estructurado y hay que comunicar su estado, por ejemplo si se ha pagado. En la práctica, las facturas de tus proveedores llegarán en un formato que un programa lee sin teclear.

Lo que ninguna de las dos arregla: albaranes, partes y pedidos

Ninguna de estas normas toca los documentos que más se teclean en muchas pymes:

• Albaranes que llegan en papel o en PDF con la mercancía.
• Partes de trabajo que vuelven de la obra o del cliente.
• Pedidos que entran por correo, por WhatsApp o por teléfono.

Y queda el cotejo. Aunque la factura llegue electrónica, alguien tiene que comprobar que coincide con lo pedido y con lo recibido: cantidad, precio, referencia y los portes o descuentos que no cuelgan de ninguna línea. Lo explico con detalle en cotejar pedidos, albaranes y facturas.

Cómo encajar las dos cosas sin montar un proyecto enorme

1. Mide ahora el traspaso que más te cuesta. Un solo documento, con números: cuántos al mes y cuánto tiempo. Te explico cómo en qué automatizar primero en una pyme.
2. Pregunta a tu proveedor de software o a tu gestoría. Cuando hables con ellos de Verifactu y de factura electrónica, añade tres preguntas: ¿el programa importa albaranes o pedidos?, ¿tiene alguna forma de recibir datos de otros sistemas?, ¿podré exportar las facturas recibidas en un formato estándar?
3. Prueba la lectura de tus albaranes con una muestra real antes de comprometer dinero. La muestra debe incluir formatos distintos y casos difíciles para ver qué acierta y qué acaba en revisión.
4. Haz la puesta en marcha junto al cambio de programa, no antes. No automatices sobre un sistema que vas a sustituir dentro de unos meses.

Una precaución con los datos

Albaranes y facturas dicen a quién vendes, a qué precio y con qué margen. Muchas herramientas que leen documentos con IA los envían a servidores de terceros, a veces fuera de Europa. Antes de contratar una, pregunta:

• ¿Dónde se procesan los documentos?
• ¿Se usan para entrenar sus modelos?
• ¿Cuánto tiempo los guardan?
• ¿Firman un contrato de encargado del tratamiento, como exige el RGPD?

Otra opción es probar modelos en un servidor de tu empresa o en una nube privada europea. Hay que comprobar que leen bien tus documentos y revisar también los accesos y la conservación. Lo cuento en IA privada para documentos de la empresa.

Preguntas frecuentes

¿Verifactu me obliga a digitalizar las facturas de proveedor? No. Verifactu afecta a las facturas que tú emites. Las que recibes cambiarán con la factura electrónica entre empresas.

¿La factura electrónica sustituye a los albaranes? No. Regula las facturas. Los albaranes y los partes siguen como hasta ahora.

¿Espero a que se confirme el aplazamiento de Verifactu? Para adaptar el programa de facturación, sigue las indicaciones de tu gestoría. Para dejar de teclear albaranes no hace falta esperar a nada.

¿Escanear los albaranes ya es automatizar? No. Un PDF escaneado hay que seguir tecleándolo. Automatizar es que los datos lleguen al ERP sin que nadie los copie, y que una persona revise solo lo que no cuadra.

Fuentes

• Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre (BOE): fechas de la factura electrónica entre empresas.
• Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (BOE): desarrollo de la factura electrónica entre empresas, estados de la factura y régimen transitorio de los autónomos.
• Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE): plazos vigentes de Verifactu.
• Cuatrecasas, 5 de octubre de 2026: resumen de las fechas y del aplazamiento de Verifactu anunciado por Hacienda.