El Método Traspaso Verificable: cómo automatizar un traspaso de oficina o el seguimiento semanal de dirección sin cambiar de ERP

El problema oculto: las dos juntas donde se pierde el tiempo y el control

El trabajo diario no se atasca dentro del ERP ni dentro del correo: se atasca en la costura manual entre herramientas y personas. El método examina una de estas dos juntas críticas:

• Junta 1 — Del documento al ERP (Oficina). Pedidos, albaranes, partes de trabajo, facturas o expedientes que llegan por correo y alguien vuelve a teclear o cotejar a mano en hojas de cálculo y en el ERP.
• Junta 2 — De los sistemas al cierre semanal (Dirección). El gerente o director necesita saber cada semana cómo va el negocio —márgenes, cobros, desviaciones, incidencias o carga operativa—, pero el cuadro de mando y el informe semanal se montan a mano los viernes cruzando Excels, o con empleados usando herramientas de IA por libre sin reglas de negocio ni criterio común.

Las tres fases del método

Ningún paso obliga a comprar el siguiente. Si una junta no tiene datos limpios o no compensa en euros al año, se descarta antes de gastar en desarrollo:

1. Fase 1 — Mapear una sola junta y calcular su coste en euros (20 minutos). Con el Mapa de fricción de un proceso en 20 minutos, eliges un único traspaso de oficina o el seguimiento semanal de dirección, calculas su coste laboral anual y respondes a las tres preguntas filtro: ¿el dato de entrada llega siempre en el mismo formato?, ¿hay más de un 20 % de excepciones que exigen criterio humano?, y ¿quién valida con nombre y apellidos que el resultado está bien?
2. Fase 2 — Dictamen binario en 48 horas (Sesión A — 390 € + IVA). Sesión de 90 minutos sobre muestra real de esa única junta elegida de antemano. En 2 días laborables recibes un dictamen técnico por escrito con veredicto binario: sí o no a implantar ahora (si hay que ordenar los datos antes, el veredicto es no por ahora), el bloqueo principal y el siguiente paso concreto.
3. Fase 3 — Prueba técnica con tolerancia declarada (Estudio de viabilidad — 1.500 € + IVA). Si el dictamen confirma recorrido, en 5 días se construye una prueba reproducible sobre datos reales en un entorno aislado, con tolerancia de error declarada por escrito antes de medir y sin tocar producción.

Límites rigurosos: lo que NO hacemos

• Una sola junta por Diagnóstico. No vendemos dos proyectos por el precio de un diagnóstico: antes de reservar la sesión de 390 € + IVA eliges si auditamos un traspaso documental de oficina al ERP o el seguimiento semanal de dirección.
• Sin bolsas de horas ni consultoría abierta. Cada fase tiene alcance fijo, entregable escrito y fecha de cierre. No vendemos cuadros de mando decorativos que nadie mantiene.
• Sin cambiar de ERP ni tocar maquinaria de planta. No sustituimos tu ERP ni intervenimos en PLC, SCADA o control industrial: trabajamos sobre los documentos, hojas de cálculo y exportaciones que tu equipo ya utiliza.

Evidencia y demostraciones verificables

Este método es el mismo que aplico en las cinco herramientas de back-office y control publicadas con datos sintéticos, 144 tests automáticos y salidas abiertas en Excel que puedes inspeccionar en el repositorio de demostraciones y en la página de evidencia. Puedes ver un caso concreto aplicado a documentos en cómo cotejar pedidos, albaranes y facturas con tolerancia declarada o revisar el alcance completo del servicio en automatización de procesos.